En collaborant avec nos clients et nos partenaires commerciaux, nous faisons une différence positive dans la vie des autres.
Informations confidentielles et exclusives
Nous comprenons que la nature de notre travail exige que nous prenions le plus grand soin des informations que nous voyons, entendons ou apprenons.
Nous tenons notre promesse et nos obligations contractuelles de préserver la sécurité des informations confidentielles de notre entreprise et des autres.
- Soyez prudent lorsque vous communiquez ou utilisez des informations confidentielles sur l'entreprise ou les clients. Ne les communiquez qu’aux personnes autorisées qui en ont besoin pour faire leur travail.
- Protégez notre propriété intellectuelle comme les droits d'auteur et les marques.
- Respectez les informations confidentielles et exclusives (y compris la propriété intellectuelle) des tiers, tels que les concurrents, les fournisseurs et autres.
- Respectez les clauses de confidentialité et de non-divulgation de l'accord que vous avez signé lors de votre embauche, et notez que cette exigence s'étend aux tiers travaillant pour notre compte.
- Sachez que nos accords nous obligent à protéger les informations confidentielles et exclusives de l'entreprise même après la fin de notre emploi chez NAVEX.
Partenaires commerciaux et relations avec les fournisseurs
Nous recherchons des partenariats commerciaux qui correspondent à nos valeurs et respectent les normes les plus élevées en matière de conduite des affaires.
Tous les arrangements avec nos partenaires commerciaux nécessitent un accord avec NAVEX afin de garantir le respect de nos engagements envers nos clients.
- Suivez nos processus d'approvisionnement et d'approbation.
- Faites preuve de diligence raisonnable à l'égard des nouveaux fournisseurs et agents agissant en notre nom.
- Aidez les fournisseurs à comprendre nos normes de risque et de conformité et leurs obligations contractuelles.
- Sachez que des règles supplémentaires s'appliquent lorsque nous faisons des offres et des affaires avec des gouvernements et leurs entrepreneurs - les membres de l'équipe travaillant avec une entité gouvernementale ont la responsabilité supplémentaire de connaître, comprendre et suivre les lois et règlements relatifs à ce travail.
- Signalez au service juridique ou au service de la conformité tout fournisseur ou partenaire commercial qui ne respecte pas nos normes.
Veille concurrentielle
Les informations sur les concurrents sont précieuses dans l'environnement commercial actuel.
Lorsque nous faisons de la veille concurrentielle, les membres de l'équipe et les autres personnes travaillant en notre nom doivent toujours respecter les normes éthiques les plus strictes.
- Ne vous livrez jamais à la fraude, à de fausses déclarations ou à la tromperie pour obtenir des informations ou utiliser la technologie pour espionner autrui
- Soyez prudent lorsque vous acceptez des informations provenant de tiers. Vérifiez leurs sources et assurez-vous que les informations qu'ils fournissent ne sont pas protégées par des accords de non-divulgation ou de confidentialité
- N'utilisez pas ou ne divulguez pas les informations confidentielles de vos anciens employeurs et ne violez pas les accords de non-sollicitation actifs que vous avez pu signer.
Conflits d'intérêts
Nous évitons les conflits d’intérêts potentiels.
Nous mettons NAVEX en premier et évitons les conflits d'intérêts Un conflit d'intérêts peut survenir lorsque nos activités ou relations personnelles affectent notre capacité à prendre des décisions commerciales objectives. . La meilleure façon d'éviter les conflits potentiels est de connaître et d'éviter les types de situations où ils peuvent survenir. Toute situation qui amène les autres à mettre en doute notre objectivité peut éroder la confiance qu'ils ont en nous. Soyez donc proactif en divulguant les conflits potentiels et réels. Une fois divulguée, la situation peut généralement être gérée et résolue. Alors soyez proactif…
Soyez conscient des différentes manières dont les conflits d'intérêts peuvent survenir. Par exemple :
- Emplois extérieurs et affiliations, notamment avec des concurrents, clients ou partenaires commerciaux
- Travailler ou embaucher des proches, des partenaires ou des amis, surtout s'ils sont sous votre supervision
- Siéger au conseil d'administration d'une autre organisation
- Investissements qui pourraient influencer, ou sembler influencer, votre jugement
Cadeaux et divertissements
Dans de bonnes circonstances, un cadeau ou un repas modeste peut renforcer une relation d'affaires, mais une offre somptueuse ou trop fréquente peut amener les autres à mettre en doute notre objectivité.
Nous gagnons des marchés grâce à la qualité de nos produits et services. Ne donnez pas, n'acceptez pas ou ne demandez pas de cadeau ou de divertissement de quelque valeur que ce soit si l'intention est d'influencer - ou pourrait sembler influencer - votre capacité à prendre des décisions commerciales objectives. Pour en savoir plus, consultez notre Politique de lutte contre les pots-de-vin et la corruption.
Autres règles à garder à l’esprit :
Registres exacts
Des registres exacts sont essentiels pour prendre de bonnes décisions commerciales et pour préserver la confiance des partenaires commerciaux et des fonctionnaires.
Certains membres de l'équipe ont des responsabilités particulières dans ce domaine, mais nous contribuons tous au processus d'enregistrement des informations financières et non financières.
- Soyez exacts et complets avec nos dossiers commerciaux, y compris les dossiers de pointage pour le traitement des salaires.
- Comprenez et suivez la loi et nos politiques lors de la création, la conservation ou la destruction de documents.
- Ne détruisez jamais de documents en réponse à ou en prévision d'une enquête ou d'un audit.
Chacun d'entre nous est responsable de la tenue d'une sorte de "dossier". Un dossier pourrait être :
- Un bon de commande
- Une demande de prestations
- Une facture
- Une note de frais
- Une prévision financière
- Une proposition
- Une spécification technique
Communications publiques et réseaux sociaux
Toute communication concernant notre entreprise affecte notre réputation et notre marque. C'est pourquoi nous veillons à ce que les informations exprimées à l’oral, écrites ou diffusées dans le cyberespace soient claires, précises et cohérentes.
Transmettez les questions et les demandes d'informations (y compris nos plans d'affaires et nos opérations) aux personnes autorisées à parler au nom de NAVEX. À moins que vous ne soyez désigné comme porte-parole, adressez les demandes de renseignements des médias, des autorités de réglementation et autres à la ressource appropriée :
- Transférez les demandes des médias et les invitations à parler au nom de ou à présenter NAVEX au service marketing.
- Renvoyez les demandes de renseignements du gouvernement ou des responsables de la réglementation, ou les questions relatives aux affaires financières, au service juridique.
Notre engagement à communiquer de manière responsable s'étend également à notre activité sur les réseaux sociaux. Lorsque vous utilisez les réseaux sociaux :
- Réfléchissez avant de publier : les communications en ligne sont éternelles
- Ne divulguez pas les informations confidentielles ou exclusives (comme les feuilles de route des produits ou les données clients) de NAVEX, de nos clients ou de nos partenaires commerciaux .
- Respectez la propriété intellectuelle : aucune utilisation illégale ne doit être faite de nos marques, de nos œuvres protégées par le droit d'auteur et de nos secrets commerciaux.
- Demandez conseil aux ressources humaines avant de faire une recommandation d'emploi pour un collègue (actuel ou ancien).
- Ne publiez rien qui puisse être considéré comme du harcèlement, de l'intimidation ou de la discrimination.
- Si vous voyez des commentaires ou des messages sur les réseaux sociaux qui, selon vous, sont inexacts ou représentent injustement NAVEX ou nos clients, ne répondez pas - signalez plutôt l'information au service marketing, juridique ou de conformité qui vous aidera à déterminer la meilleure marche à suivre.